Nebenkosten berechnen: Akonto realistisch festlegen und Kosten richtig einschätzen

«Wie viel Nebenkosten sind normal?» ist die häufigste Frage, die vor der Unterschrift unter einen Mietvertrag gestellt wird – und «Wie hoch setze ich das Akonto an?» die häufigste auf der anderen Seite des Tisches. Beide Fragen führen zur selben Rechnung, nur aus verschiedenen Richtungen. Dieser Beitrag zeigt die Faustregeln für eine erste Einschätzung, die eigentliche Berechnung aus den Vorjahreskosten und die Punkte, an denen die Rechnung in der Praxis regelmässig kippt.

Zwei Fragen, eine Rechnung

Wer eine Wohnung mietet, will die Gesamtbelastung abschätzen: Nettomiete plus Nebenkosten, und zwar die tatsächlichen, nicht nur das Akonto. Wer eine Wohnung vermietet oder verwaltet, muss das Akonto so festlegen, dass es die erwarteten Kosten deckt, ohne die Mieterschaft mit einer hohen Nachzahlung zu überraschen. Beides beruht auf derselben Grundlage: den umlagefähigen Kosten der Liegenschaft, verteilt auf die einzelne Wohnung.

Rechtlich gilt dabei immer: Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie im Mietvertrag besonders vereinbart sind (Art. 257a Abs. 2 OR), und verrechnet werden dürfen nur die tatsächlichen Aufwendungen (Art. 257b Abs. 1 OR). Eine Berechnung, die Positionen enthält, die gar nicht vereinbart sind, ist deshalb von Anfang an falsch – ganz unabhängig von der Höhe.

Faustregel 1: Nebenkosten pro Quadratmeter

Als grobe Orientierung liegen die Nebenkosten für eine Mietwohnung in der Schweiz bei rund CHF 2 bis 3.50 pro Quadratmeter und Monat, Heizung und Warmwasser eingerechnet. Für eine 85-Quadratmeter-Wohnung sind das CHF 170 bis rund CHF 300 im Monat.

Wo eine Liegenschaft in dieser Spanne liegt, hängt vor allem von vier Faktoren ab:

Heizsystem und Baujahr. Eine Ölheizung in einem unsanierten Haus aus den 1970er-Jahren verbraucht ein Mehrfaches einer Wärmepumpe im Minergie-Neubau. Heizung und Warmwasser machen in der Regel den grössten Einzelposten aus.
Ausstattung der Liegenschaft. Lift, Tiefgarage mit Lüftung, Aussenanlagen und Schwimmbad erzeugen Betriebskosten, die ein einfaches Dreifamilienhaus nicht kennt.
Hauswartung. Ein angestellter Hauswart mit Vollpensum kostet mehr als ein externer Reinigungsdienst, der zweimal pro Woche kommt.
Anzahl Einheiten. Fixkosten wie Serviceabonnemente oder die Kehrichtgrundgebühr verteilen sich auf mehr Wohnungen, je grösser das Haus ist.

Die Spanne ist eine Orientierung, kein Massstab. Ob eine konkrete Abrechnung stimmt, entscheidet nicht der Durchschnitt, sondern ob jede Position vertraglich gedeckt, tatsächlich angefallen und sachgerecht verteilt ist.

Faustregel 2: Anteil an der Nettomiete

Eine zweite Näherung setzt die Nebenkosten ins Verhältnis zur Nettomiete: In der Praxis liegen sie meist bei 10 bis 20 Prozent davon. Diese Regel ist ungenauer als die Quadratmeter-Regel, weil die Nettomiete stark von Lage und Markt abhängt, die Nebenkosten aber nicht. Eine teure Stadtwohnung hat deshalb oft einen tiefen Nebenkostenanteil, eine günstige Wohnung auf dem Land einen hohen. Als Plausibilitätscheck ist die Regel trotzdem nützlich: Liegt der Nebenkostenanteil deutlich über 20 Prozent, lohnt sich ein genauer Blick in die Abrechnung.

Beispiel: Nebenkosten für eine Mietwohnung abschätzen

Angenommen, im Inserat steht: 3,5 Zimmer, 85 m², Nettomiete CHF 1'750, Nebenkosten akonto CHF 180. Wie realistisch ist das Akonto?

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Quadratmeter-Regel	85 m² × CHF 2 bis 3.50	CHF 170 bis 298 pro Monat
Anteil Nettomiete	10 bis 20 % von CHF 1'750	CHF 175 bis 350 pro Monat
Akonto im Inserat	–	CHF 180 pro Monat

Das Akonto liegt am unteren Rand beider Spannen. Das ist nicht falsch – aber ein Hinweis darauf, dass am Jahresende eine Nachzahlung möglich ist, besonders bei einer älteren Liegenschaft mit Öl- oder Gasheizung. Die beste Absicherung vor der Unterschrift ist eine einfache Frage an die Verwaltung: «Wie hoch waren die effektiven Nebenkosten dieser Wohnung in der letzten Abrechnungsperiode?» Eine seriöse Verwaltung kann das beantworten. Wer die Zahl kennt, rechnet mit ihr statt mit der Faustregel.

Akonto berechnen: die Rechnung für Eigentümerschaft und Verwaltung

Auf der Vermieterseite ist die Berechnung kein Schätzen, sondern eine Ableitung aus der letzten Abrechnung. Akontozahlungen müssen mindestens einmal jährlich abgerechnet werden (VMWG Art. 4 Abs. 1); die Vorjahresabrechnung ist deshalb die beste Datengrundlage, die es gibt.

Umlagefähige Kosten des Vorjahres für die Liegenschaft zusammenstellen – nur die Positionen, die im Mietvertrag vereinbart sind. Was nicht dazugehört, zeigt die Positionsliste von A bis Z.
Anteil der Wohnung nach dem vereinbarten Verteilschlüssel bestimmen – bei Heizkosten nach dem Verhältnis von Grundkosten und Verbrauch.
Durch zwölf teilen – das ergibt das rechnerische Monatsakonto.
Bekannte Veränderungen einrechnen: angekündigte Preiserhöhungen der Energieversorger, ein neuer Hauswartvertrag, eine zusätzliche Position, die per Vertragsänderung eingeführt wurde.
Einen Puffer von 5 bis 10 Prozent aufschlagen. Ein leicht zu hohes Akonto führt zu einer Rückzahlung, ein zu tiefes zu einer Nachforderung – und die zweite Variante erzeugt deutlich mehr Rückfragen.

Ein Beispiel: Die Wohnung hat im Vorjahr CHF 4'150 umlagefähige Kosten verursacht. Rechnerisch sind das CHF 346 pro Monat; mit fünf Prozent Puffer rund CHF 360. Wer stattdessen CHF 250 ansetzt, weil das «marktüblicher» klingt, produziert am Jahresende eine Nachzahlung von über CHF 1'300 – die dann als hohe Nachforderung beanstandet wird, obwohl sie rechnerisch korrekt ist.

Für die Pauschale gilt eine eigene Regel: Sie muss auf den Durchschnittswerten von drei Jahren beruhen (VMWG Art. 4 Abs. 2). Eine Pauschale, die nur aus einem einzigen, zufällig milden Winter abgeleitet wurde, hält einer Überprüfung nicht stand. Die Unterschiede der Modelle erklärt der Beitrag Akonto, Pauschale und «inklusive».

Ein Akonto ist keine Marketingzahl. Es ist die beste Prognose der tatsächlichen Kosten – und wird an dieser Prognose gemessen.

Was die Rechnung in der Praxis verzerrt

Vier Effekte sorgen regelmässig dafür, dass Berechnung und Abrechnung auseinanderlaufen:

Leerstand. Der Kostenanteil einer leerstehenden Wohnung geht zulasten der Eigentümerschaft. Er darf nicht auf die übrigen Mietenden verteilt werden. Wer das Akonto aus einer Abrechnung ableitet, in der Leerstände falsch verteilt waren, übernimmt den Fehler.
Mieterwechsel während der Periode. Zeitanteilige Kosten werden nach Tagen verteilt, Heizkosten sachgerecht nach Heizgradtagen – ein Auszug Ende Oktober trägt nicht ein Drittel der Heizkosten des Jahres, sondern den Anteil, der auf die kalten Monate bis dahin entfällt.
Energiepreise. Gas-, Öl- und Fernwärmepreise schwanken stark. Eine Abrechnung aus einem Jahr mit tiefen Preisen ist eine schlechte Grundlage für ein Akonto in einem Jahr mit hohen.
Falsch zugeordnete Kosten. Eine Liftreparatur oder ein neuer Heizkessel gehören nicht in die Betriebskosten (VMWG Art. 6). Landen sie in der Vorjahresabrechnung, ist auch das daraus abgeleitete Akonto zu hoch. Wie die Abgrenzung gelingt, zeigt der Beitrag Betriebskosten im Mehrfamilienhaus berechnen.

Akonto anpassen: was formal zu beachten ist

Stellt sich heraus, dass das Akonto dauerhaft zu tief ist, kann es nicht einfach mit der nächsten Abrechnung erhöht werden. Eine Erhöhung der Akontozahlung ist eine einseitige Vertragsänderung und muss mit dem amtlichen Formular, begründet und unter Einhaltung der Kündigungsfrist angezeigt werden. Auch das Einführen neuer Nebenkostenpositionen folgt diesen Regeln. Die Details stehen im Beitrag Nebenkosten im Mietvertrag ändern. Einvernehmliche Anpassungen sind jederzeit möglich – am besten schriftlich.

Häufige Fragen

Wie viel Nebenkosten sind für eine 4-Zimmer-Wohnung normal? Bei 90 bis 110 m² ergibt die Quadratmeter-Regel CHF 180 bis rund 385 pro Monat. Aussagekräftiger als die Spanne ist die effektive Vorjahresabrechnung der konkreten Wohnung.

Darf das Akonto höher sein als die tatsächlichen Kosten? Ja, ein Akonto ist eine Vorauszahlung. Der Überschuss wird mit der Abrechnung zurückerstattet. Systematisch stark überhöhte Akontozahlungen sind aber unüblich und können beanstandet werden.

Kann ich als Mieterin die Berechnung des Akontos verlangen? Eine Pflicht zur Offenlegung der Berechnung gibt es nicht. Sie haben aber Anspruch auf eine detaillierte Abrechnung und auf Einsicht in die Belege (Art. 257b Abs. 2 OR) – daraus lässt sich die Plausibilität des Akontos ableiten.

Was ist mit Nebenkosten «inklusive»? Dann ist kein Akonto zu berechnen: Die Nebenkosten sind in der Miete enthalten und werden nicht separat abgerechnet. Vorsicht bei Positionen, die im Vertrag trotzdem separat aufgeführt sind.

Gilt die Quadratmeter-Regel auch für Gewerbe? Nur eingeschränkt. Bei Geschäftsliegenschaften ist der Spielraum für vereinbarte Nebenkosten grösser und die Spanne entsprechend weiter. Mehr dazu im Beitrag Nebenkostenabrechnung für Gewerbe.

Quellen und weiterführende Links

Wie sich die Berechnung in das Gesamtbild einer Abrechnung einfügt, zeigt der vollständige Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Sie möchten Ihre Nebenkosten berechnen lassen – sei es das Akonto für eine Liegenschaft oder die Plausibilität einer Abrechnung, die Sie erhalten haben? Nehmen Sie gerne Kontakt auf. Mit der Vorjahresabrechnung und dem Mietvertrag lässt sich in der Regel schnell sagen, ob die Zahlen tragen.