Nebenkostenabrechnung: Was darf verrechnet werden? Die Positionsliste von A bis Z

Ob eine Position in die Nebenkostenabrechnung gehört, ist selten eine Frage des Betrags, sondern eine Frage der Art der Kosten. Das Schweizer Mietrecht kennt keine abschliessende Liste zulässiger Nebenkosten – es kennt drei Prüffragen. Wer sie auf jede einzelne Position anwendet, kommt in fast allen Fällen zu einem klaren Ergebnis. Dieser Beitrag erklärt die drei Fragen und ordnet die gängigsten Positionen alphabetisch ein – als Nachschlagewerk für Mietende, die eine Abrechnung prüfen, und für Verwaltungen, die eine erstellen.

Die drei Prüffragen

1. Ist die Position im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart? Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie besonders vereinbart wurden (Art. 257a Abs. 2 OR). Ein pauschaler Verweis auf «die üblichen Nebenkosten» genügt nach der Rechtsprechung nicht; die einzelnen Positionen müssen im Vertrag oder in einer Vertragsbeilage benannt sein. Was nicht vereinbart ist, gilt als in der Nettomiete enthalten – selbst wenn es sachlich eine Nebenkostenposition wäre.

2. Handelt es sich um Betrieb – oder um Unterhalt und Werterhalt? Verrechenbar sind Kosten, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen: Heizung, Warmwasser, Betriebskosten, öffentliche Abgaben (Art. 257b Abs. 1 OR). Reparatur, Erneuerung, Verzinsung und Abschreibung von Anlagen sind dagegen Sache der Eigentümerschaft (VMWG Art. 6). Die Trennlinie verläuft zwischen laufendem Betrieb und Erhaltung des Werts.

3. Ist sie tatsächlich angefallen und belegt? Nur die effektiven Aufwendungen dürfen verrechnet werden – keine Rückstellungen, keine Schätzungen, keine Sicherheitszuschläge. Die Mieterschaft kann dazu die Belege einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR); wie das praktisch geht, steht im Beitrag Belegeinsicht richtig nutzen.

Nur wenn alle drei Fragen mit Ja beantwortet sind, gehört die Position in die Abrechnung.

Die Positionsliste von A bis Z

Die folgende Liste ordnet die häufigsten Positionen aus Schweizer Nebenkostenabrechnungen ein. «Ja» bedeutet immer: verrechenbar, sofern im Mietvertrag vereinbart – die erste Prüffrage gilt ohne Ausnahme.

Position	Verrechenbar?	Bemerkung
Abrechnungsservice (Heizkosten)	Ja	Verbrauchserfassung und Abrechnung durch Dienstleister (VMWG Art. 5)
Abwasser	Ja	Öffentliche Gebühren aus dem Gebrauch
Allgemeinstrom	Ja	Treppenhaus, Keller, Aussenbeleuchtung, Waschküche
Amortisation / Abschreibung	Nein	Werterhalt, nicht Betrieb (VMWG Art. 6)
Betreibungs- und Inkassokosten	Nein	Keine Betriebskosten der Liegenschaft
Brennstoff (Öl, Gas, Pellets, Fernwärme)	Ja	Kern der Heizkosten; Tankinhalt per Stichtag abgrenzen
Entkalkung Boiler	Ja	Betrieb der Warmwasseranlage
Erneuerungsfonds / Rückstellungen	Nein	Keine tatsächlich angefallenen Kosten
Gartenunterhalt	Ja	Rasen, Hecken, Pflanzenpflege. Neuanlagen und Baumfällungen zur Wertsteigerung: nein
Gebäudeversicherung	Nein	Eigentümerkosten; Ausnahme sind Prämien ausschliesslich für die Heizungsanlage
Hauswartung	Ja	Nur der Betriebsanteil (Reinigung, Kontrolle, Kleinarbeiten). Reparaturarbeiten des Hauswarts: nein
Heizung – Strom für Brenner und Pumpen	Ja	Ausdrücklich in VMWG Art. 5 genannt
Hypothekarzinsen	Nein	Finanzierung der Liegenschaft
Kabelfernsehen / Internet-Grundgebühr	Ja	Nur wenn die Grundgebühr über die Liegenschaft läuft und vereinbart ist
Kaminfeger	Ja	Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins
Kehricht (Grundgebühr)	Ja	Öffentliche Abgabe; Sackgebühren tragen die Mietenden direkt
Lift – Betrieb, Wartung, Notruf	Ja	Serviceabonnement, Kontrollen, Notruftelefon
Lift – Reparatur, Ersatz	Nein	Werterhalt
Liegenschaftssteuer	Nein	Eigentümerkosten
Reparaturen (aller Art)	Nein	Unterhalt ist Sache der Eigentümerschaft
Schneeräumung	Ja	Betriebskosten der Aussenanlagen
Serviceabonnement Heizung	Ja	Wartung und periodische Revision inklusive Tank
Tankrevision	Ja	Periodische Revision gemäss VMWG Art. 5
Treppenhausreinigung	Ja	Externer Reinigungsdienst oder Hauswartanteil
Ungezieferbekämpfung	Einzelfall	Regelmässige Prävention: eher ja; Sanierung nach Befall: eher nein
Verwaltungshonorar (allgemein)	Nur wenn vereinbart	Sonst nicht geschuldet; für Heizkosten nach Aufwand oder üblichem Ansatz (VMWG Art. 5 Abs. 3)
Warmwasser	Ja	Energie und Betrieb der Warmwasseraufbereitung
Wartungsverträge (Lüftung, Feuerlöscher, Tore)	Ja	Betriebsanteil; darin enthaltene Reparaturen: nein
Waschküche (Strom, Wasser)	Ja	Sofern nicht über Münzautomat direkt bezahlt
Wasser	Ja	Öffentliche Gebühren aus dem Gebrauch
Zählerablesung / Messgeräte-Miete	Ja	Teil der Verbrauchserfassung (VMWG Art. 5)

Die häufigsten Grenzfälle

Der Hauswart, der auch repariert. Hauswartungskosten sind Betriebskosten – aber nur für den Anteil, der auf Betrieb entfällt. Repariert der Hauswart eine Türschliesser oder streicht er den Kellergang, ist dieser Anteil Unterhalt. Bei angestellten Hauswarten muss deshalb ein sachgerechter Abzug vorgenommen werden; ein pauschaler Ansatz ist nur haltbar, wenn er begründbar ist.

Der Wartungsvertrag mit Reparaturanteil. Viele Serviceabonnemente decken Wartung und kleinere Reparaturen. Verrechenbar ist nur die Wartung. Wo die Rechnung nicht trennt, ist eine Aufteilung nach Erfahrungswerten oder eine Nachfrage beim Anbieter nötig.

Das Verwaltungshonorar. Die Kosten der Liegenschaftsverwaltung sind grundsätzlich mit der Nettomiete abgegolten. Ein Honorar für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist nur geschuldet, wenn es im Mietvertrag vereinbart ist; in der Praxis wird es meist als Prozentsatz der Nebenkosten ausgewiesen. Für die Heizkostenabrechnung sieht die VMWG einen eigenen Ansatz vor.

Die Gebäudeversicherung. Sie schützt das Eigentum, nicht den Gebrauch – und gehört deshalb nicht in die Abrechnung. Das gilt auch dann, wenn sie im Vertrag aufgeführt ist: Eine Vereinbarung macht aus einer Eigentümerposition keine Betriebskostenposition.

Die gemischte Handwerkerrechnung. «Heizung: Service und Ersatz Umwälzpumpe» ist die klassische Rechnung, die halb Betrieb und halb Unterhalt ist. Nur der Serviceanteil ist verrechenbar. Solche Rechnungen sind die häufigste Fehlerquelle bei der Abgrenzung – der Beitrag Was gehört in die Nebenkostenabrechnung – und was nicht? vertieft die Trennung von Betrieb und Werterhalt.

Was bei Heizung und Warmwasser gilt

Für Heiz- und Warmwasserkosten ist die Liste der anrechenbaren Positionen ausdrücklich geregelt (VMWG Art. 5): Brennstoffe und Energie, Strom für Brenner und Pumpen, Betriebskosten für Alternativenergien, Reinigung der Anlage und des Kamins, periodische Revision inklusive Tank, Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice, Wartung sowie Versicherungsprämien, die sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen. Nicht anrechenbar sind Reparatur und Erneuerung der Anlagen, deren Verzinsung und Abschreibung (VMWG Art. 6).

Wichtig ist die Abgrenzung des Brennstoffs: Verrechnet wird nicht der eingekaufte, sondern der verbrauchte Brennstoff. Bei Öl- und Pelletsheizungen sind deshalb Anfangs- und Endbestand des Tanks per Stichtag festzuhalten. Eine Tankfüllung im Dezember gehört nur mit dem bis Jahresende verbrauchten Anteil in die Abrechnung.

Für Verwaltungen: die Liste als Kontenplan

Die meisten Abgrenzungsfehler entstehen nicht bei der Abrechnung, sondern bei der Verbuchung. Wer die Liegenschaftsbuchhaltung von Anfang an in umlagefähige und nicht umlagefähige Konten trennt und gemischte Rechnungen bei der Verbuchung aufteilt, hat am Jahresende eine Abrechnung, die der Belegeinsicht standhält. Die Positionsliste oben lässt sich direkt als Vorlage für diesen Kontenplan verwenden. Wie die Verteilung auf die einzelnen Wohnungen anschliessend abläuft, zeigt der Beitrag Betriebskosten im Mehrfamilienhaus berechnen.

Häufige Fragen

Im Mietvertrag steht nur «Nebenkosten akonto CHF 200». Was darf verrechnet werden? Streng genommen nichts Bestimmtes: Ohne Nennung der einzelnen Positionen fehlt die besondere Vereinbarung. In der Praxis wird meist auf eine Beilage oder auf die erste Abrechnung abgestellt – im Streitfall vor der Schlichtungsbehörde geht die Unklarheit aber zulasten der Vermieterschaft.

Darf die Verwaltung neue Positionen einfach in die Abrechnung aufnehmen? Nein. Neue Nebenkostenpositionen sind eine einseitige Vertragsänderung und müssen mit dem amtlichen Formular angezeigt werden – siehe Nebenkosten im Mietvertrag ändern.

Sind Kosten für den Mieterwechsel (Inserate, Wohnungsabnahme) Nebenkosten? Nein. Sie betreffen die Vermietung, nicht den Gebrauch der Liegenschaft.

Ist die Kehrichtgebühr verrechenbar? Die Grundgebühr der Gemeinde ja, sofern vereinbart. Die Sackgebühr bezahlen die Mietenden ohnehin direkt beim Kauf der Säcke.

Was ist mit dem Strom für die Wärmepumpe? Er ersetzt den Brennstoff und ist als Energie für die Heizung anrechenbar. Voraussetzung ist ein eigener Zähler, damit der Verbrauch der Wärmepumpe vom Allgemeinstrom getrennt werden kann.

Quellen und weiterführende Links

Den Gesamtzusammenhang – von der Vereinbarung über den Verteilschlüssel bis zu den Fristen – ordnet der vollständige Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Eine Position, die sich mit dieser Liste nicht eindeutig einordnen lässt? Nehmen Sie gerne Kontakt auf – mit dem Mietvertrag und der Abrechnung ist die Frage meist rasch geklärt.