Betriebskosten im Mehrfamilienhaus berechnen: Kostenarten, Verteilschlüssel und ein Rechenbeispiel

Bei einem Mehrfamilienhaus laufen die meisten Kosten als Sammelrechnungen für das ganze Gebäude ein: eine Gasrechnung, eine Hauswartrechnung, eine Wasserrechnung der Gemeinde. Die Aufgabe der Betriebskostenberechnung ist es, aus diesen Gesamtbeträgen für jede Wohnung den richtigen Anteil abzuleiten – und dabei nur jene Kosten zu verteilen, die überhaupt verteilt werden dürfen. Dieser Beitrag führt in fünf Schritten durch die Berechnung und rechnet sie an einem Haus mit sechs Wohnungen vollständig durch.

Betriebskosten, Nebenkosten, Unterhalt: drei Begriffe, eine Trennlinie

Im Alltag werden Betriebskosten und Nebenkosten meist gleichbedeutend verwendet. Genau genommen ist «Nebenkosten» der Begriff des Gesetzes für alles, was die Mieterschaft zusätzlich zur Nettomiete schuldet (Art. 257a OR); «Betriebskosten» bezeichnet die laufenden Kosten für den Betrieb der Liegenschaft, die den Kern dieser Nebenkosten bilden. Unterhalt dagegen – Reparaturen, Ersatz, Erneuerung – ist nie Nebenkosten, sondern Sache der Eigentümerschaft (VMWG Art. 6).

Für die Berechnung heisst das: Die Gesamtkosten der Liegenschaft sind nicht die Grundlage der Abrechnung. Die Grundlage ist der Teil davon, der Betrieb ist und im Mietvertrag vereinbart wurde.

Schritt 1: Alle Kosten der Liegenschaft erfassen

Ausgangspunkt ist die vollständige Liegenschaftsbuchhaltung der Abrechnungsperiode – in der Regel ein Kalenderjahr oder eine Heizperiode. Erfasst werden sämtliche Rechnungen mit Datum, Lieferant, Betrag und einer Zuordnung zu einer Kostenart. Zwei Punkte sind hier entscheidend:

Periodengerechte Abgrenzung. Massgebend ist, wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann die Rechnung bezahlt wurde. Eine Gasrechnung für Dezember, die im Januar eintrifft, gehört ins alte Jahr. Bei Öl und Pellets zählt der Verbrauch, nicht der Einkauf – Anfangs- und Endbestand des Tanks per Stichtag sind festzuhalten.
Gemischte Rechnungen aufteilen. «Service Heizung und Ersatz Umwälzpumpe» wird bei der Erfassung in einen Betriebs- und einen Unterhaltsanteil getrennt. Wer das erst bei der Abrechnung tut, verliert den Überblick.

Schritt 2: Umlagefähig oder nicht?

Jede Kostenart wird nun an drei Fragen gemessen: Ist sie im Mietvertrag vereinbart? Ist sie Betrieb und nicht Werterhalt? Ist sie tatsächlich angefallen und belegt? Die ausführliche Einordnung der gängigen Positionen steht in der Positionsliste von A bis Z. Das Ergebnis dieses Schritts sind zwei Summen: die umlagefähigen Betriebskosten, die in die Abrechnung gehen, und die Eigentümerkosten, die es nicht tun.

Wie stark sich die beiden unterscheiden, zeigt das Rechenbeispiel weiter unten: Dort machen die Eigentümerkosten fast die Hälfte aller Ausgaben der Liegenschaft aus.

Schritt 3: Verteilschlüssel pro Kostenart festlegen

Nicht alle Betriebskosten werden gleich verteilt. Der Schlüssel muss zur Kostenart passen und im Mietvertrag oder in der Hausordnung festgelegt sein; einmal gewählt, bleibt er über die Jahre konstant. Gängig sind:

Kostenart	Üblicher Schlüssel	Warum
Hauswartung, Treppenhausreinigung, Gartenunterhalt	Wohnfläche (m²) oder Wertquote	Nutzen entspricht ungefähr der Grösse der Wohnung
Allgemeinstrom, Schneeräumung	Wohnfläche oder Anzahl Einheiten	Kein individueller Verbrauch messbar
Wasser und Abwasser	Zähler pro Wohnung, sonst Personen oder Fläche	Verbrauch hängt stark von der Belegung ab
Lift	Anzahl Einheiten oder Fläche	Ob das Erdgeschoss beteiligt wird, regelt der vereinbarte Schlüssel
Kehrichtgrundgebühr	Anzahl Einheiten	Fixe Gebühr pro Haushalt
Heizung und Warmwasser	Grundkosten nach Fläche, Rest nach Verbrauch	Siehe Schritt 4

Welche Fehler bei der Wahl und Anwendung des Schlüssels immer wieder vorkommen, zeigt der Beitrag Verteilschlüssel: die fünf häufigsten Fehler.

Schritt 4: Heizung und Warmwasser separat rechnen

Heiz- und Warmwasserkosten sind der grösste Block und folgen eigenen Regeln. Anrechenbar sind nur die in VMWG Art. 5 genannten Positionen: Energie, Strom für Brenner und Pumpen, Reinigung und Revision der Anlage, Verbrauchserfassung, Wartung und – nach Aufwand oder üblichem Ansatz – die Verwaltungsarbeit für die Heizkostenabrechnung.

Verfügt das Haus über Wärmezähler oder Heizkostenverteiler, wird verbrauchsabhängig abgerechnet (VMWG Art. 6a); in vielen Kantonen ist das für Neubauten mit mehreren Einheiten Pflicht. Dabei werden die Heizkosten in zwei Teile geteilt: Grundkosten – typischerweise 30 bis 50 Prozent – werden nach Fläche verteilt und decken die Bereitstellung der Wärme, Leitungsverluste und die Wärmeabgabe an Nachbarwohnungen. Der Rest wird nach dem gemessenen Verbrauch verteilt. Das genaue Verhältnis richtet sich nach dem kantonalen Recht und dem Messkonzept der Liegenschaft. Ohne Messgeräte wird nach Fläche oder Kubatur verteilt. Was eine Heizkostenabrechnung im Einzelnen enthalten muss, fasst mietrecht24.ch zusammen.

Das Rechenbeispiel: sechs Wohnungen, ein Jahr

Ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen, 600 m² Wohnfläche total, Gasheizung mit Heizkostenverteilern, Lift, externer Hauswartung. Der Mietvertrag vereinbart alle unten als umlagefähig aufgeführten Positionen; ein allgemeines Verwaltungshonorar ist nicht vereinbart.

Kosten der Liegenschaft im Abrechnungsjahr:

Kostenart	Betrag	Umlagefähig?
Gas (verbrauchsabgegrenzt)	CHF 9'000	Ja – Heizung
Strom Brenner und Pumpen	CHF 500	Ja – Heizung
Serviceabo, Kaminfeger	CHF 800	Ja – Heizung
Verwaltung Heizkostenabrechnung (3 %)	CHF 309	Ja – Heizung
Wasser und Abwasser	CHF 3'000	Ja – übrige Betriebskosten
Hauswartung (extern)	CHF 5'400	Ja – übrige Betriebskosten
Allgemeinstrom	CHF 900	Ja – übrige Betriebskosten
Lift: Serviceabo, Notruf	CHF 1'800	Ja – übrige Betriebskosten
Kehrichtgrundgebühr	CHF 1'200	Ja – übrige Betriebskosten
Gartenunterhalt	CHF 1'500	Ja – übrige Betriebskosten
Liftreparatur (Antrieb)	CHF 4'500	Nein – Unterhalt
Malerarbeiten Treppenhaus	CHF 6'200	Nein – Unterhalt
Gebäudeversicherung	CHF 2'800	Nein – Eigentümerkosten
Liegenschaftssteuer	CHF 1'900	Nein – Eigentümerkosten
Verwaltungshonorar allgemein	CHF 7'000	Nein – nicht vereinbart

Die Liegenschaft hat im Jahr CHF 46'809 gekostet. Davon sind CHF 24'409 umlagefähig: CHF 10'609 Heizung und Warmwasser, CHF 13'800 übrige Betriebskosten. Die restlichen CHF 22'400 trägt die Eigentümerschaft. Auf die Fläche bezogen entsprechen die umlagefähigen Kosten rund CHF 3.40 pro Quadratmeter und Monat – ein plausibler Wert für ein Haus mit Gasheizung und Lift.

Verteilung auf Wohnung 3 (100 m², gemessener Anteil am Heizverbrauch 18 %):

Block	Rechnung	Anteil Wohnung 3
Heizung – Grundkosten (40 %)	CHF 4'243.60 × 100 / 600	CHF 707.25
Heizung – Verbrauch (60 %)	CHF 6'365.40 × 18 %	CHF 1'145.75
Übrige Betriebskosten	CHF 13'800 × 100 / 600	CHF 2'300.00
Total Wohnung 3		CHF 4'153.00

Die Wohnung liegt mit 100 m² genau bei einem Sechstel der Fläche, verbraucht aber 18 statt 16,7 Prozent der Wärme – ihr Heizkostenanteil liegt entsprechend über dem reinen Flächenanteil. Genau das ist der Sinn der verbrauchsabhängigen Abrechnung. Für die übrigen fünf Wohnungen läuft dieselbe Rechnung mit ihrer Fläche und ihrem Verbrauchsanteil; die Summe aller sechs Anteile muss exakt CHF 24'409 ergeben. Stimmt die Summe nicht, ist ein Schlüssel falsch angewendet.

Die Kontrollrechnung ist einfach und wird trotzdem oft ausgelassen: Die Summe aller Wohnungsanteile muss dem Total der umlagefähigen Kosten entsprechen – nicht mehr, nicht weniger.

Schritt 5: Vom Jahresbetrag zum Akonto

Aus dem Jahresbetrag ergibt sich das Akonto für die nächste Periode: CHF 4'153 geteilt durch zwölf sind CHF 346 pro Monat; mit einem Puffer von fünf Prozent für Preisentwicklungen rund CHF 360. Hat die Mieterschaft im laufenden Jahr CHF 300 monatlich bezahlt, ergibt die Abrechnung eine Nachforderung von CHF 553 – und das Akonto sollte angepasst werden. Wie das Akonto hergeleitet und formal korrekt erhöht wird, beschreibt der Beitrag Nebenkosten berechnen.

Typische Fehler beim Berechnen

Leerstand auf die übrigen Wohnungen verteilt. Steht Wohnung 5 vier Monate leer, trägt die Eigentümerschaft deren Kostenanteil für diese Zeit. Der Schlüssel bleibt bei 600 m²; er wird nicht auf 490 m² reduziert.
Mieterwechsel ohne Heizgradtage. Zieht jemand Ende September aus, hat er nicht drei Viertel der Jahresheizkosten verursacht, sondern den Anteil der kalten Monate bis dahin. Zeitanteilige Verteilung nach Tagen ist bei Heizkosten unsachgemäss; sachgerecht ist die Verteilung nach Heizgradtagen, für die der HEV Schweiz monatliche Tabellen nach Region publiziert.
Schlüssel stillschweigend geändert. Ein Wechsel von Fläche auf Personen ohne Vertragsänderung ist unzulässig und fällt bei der Prüfung sofort auf, weil die Anteile zum Vorjahr springen.
Brennstoff nach Einkauf statt nach Verbrauch. Zwei Tankfüllungen in einem Jahr, keine im nächsten: Ohne Abgrenzung schwanken die Heizkosten um das Doppelte, obwohl der Verbrauch gleich war.
Verwaltungshonorar «wie üblich» eingerechnet. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag ist es nicht geschuldet – auch nicht mit drei Prozent.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Betriebskosten eines Mehrfamilienhauses pro Jahr? Als Orientierung: umlagefähige Betriebskosten von rund CHF 25 bis 45 pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, je nach Heizsystem, Baujahr und Ausstattung. Das Rechenbeispiel liegt mit rund CHF 41 im oberen Bereich.

Muss ich als Eigentümer eines Dreifamilienhauses gleich rechnen? Ja, die Regeln sind dieselben. Der Aufwand ist kleiner, die Fehlerquellen sind es nicht: Gerade bei selbst verwalteten kleinen Häusern landen Reparaturen und Versicherungen besonders oft in der Abrechnung.

Brauche ich zwingend Heizkostenverteiler? Das hängt vom kantonalen Energierecht ab; für bestehende Bauten ohne Messgeräte ist die Verteilung nach Fläche in der Regel zulässig. Für Neubauten mit mehreren Einheiten ist die verbrauchsabhängige Abrechnung in den meisten Kantonen Pflicht.

Wer trägt die Kosten der Messgeräte? Miete und Ablesung der Heizkostenverteiler sind Teil der Verbrauchserfassung und damit anrechenbar. Die Anschaffung der Geräte ist eine Investition der Eigentümerschaft.

Was, wenn die Wohnungen keine gleichwertigen Flächenangaben haben? Dann braucht es zuerst eine einheitliche Flächenermittlung – etwa nach SIA-Norm – oder den Wechsel auf die Wertquote. Ein Schlüssel auf Basis unterschiedlich gemessener Flächen ist von Anfang an unsachgerecht.

Quellen und weiterführende Links

Für Geschäftsliegenschaften kommen weitere Kostenarten und Schlüssel hinzu – dazu der Beitrag Nebenkostenabrechnung für Gewerbe. Den Gesamtzusammenhang ordnet der vollständige Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Sie verwalten ein Mehrfamilienhaus und möchten die Betriebskosten prüfbar berechnen lassen – oder eine bestehende Berechnung gegenlesen? Nehmen Sie gerne Kontakt auf. Mit Buchhaltung, Mietverträgen und Zählerständen ist die Abrechnung meist innert weniger Tage erstellt.